POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Identificación del Responsable.
El responsable exclusivo del tratamiento de los datos personales suministrados es la empresa BIOSPHERE COLOMBIA S.A.S. (en adelante "La Empresa" o "Biosphere Kids"), entidad legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.252.097-3, con domicilio principal en la Carrera 15 No. 85-76 de la ciudad de Bogotá D.C.
Para todos los efectos legales y de atención al titular relacionados con esta política, el canal de comunicación oficial es el correo electrónico: biosphere.colombia@gmail.com.
2. Marco Legal y Ámbito de Aplicación.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido estructurada en estricto cumplimiento del ordenamiento jurídico colombiano, por lo cual Biosphere Colombia S.A.S. declara que la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos se rige bajo un marco normativo de obligatorio cumplimiento para la institución. En primer lugar, este documento se fundamenta en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho fundamental al Hábeas Data, a la intimidad personal y familiar, y al buen nombre. Esta disposición constitucional representa la base fundamental de nuestra política, garantizando a los padres de familia y tutores legales el derecho inalienable a conocer, actualizar y rectificar cualquier información que Biosphere Kids haya recopilado sobre ellos o sobre sus hijos en nuestras bases de datos.
Para materializar este mandato constitucional, nos regimos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, conocida como la Ley General de Protección de Datos Personales en Colombia. Esta ley establece las obligaciones macro de Biosphere Colombia S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento, obligándonos a solicitar la autorización expresa de los padres antes de recoger cualquier dato, a informarles de manera exacta para qué los utilizaremos en procesos como inscripción, facturación o manejo de emergencias, y a garantizar canales efectivos para que puedan ejercer sus reclamos. La aplicación práctica de esta ley está dictada por el Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, normativa que compila y reemplaza al antiguo Decreto 1377 de 2013. Este decreto funciona como un manual práctico que nos proporciona las reglas exactas sobre cómo debemos recolectar datos sensibles, tales como alergias, condiciones médicas o información biométrica de los niños, y establece además los requisitos estrictos que deben cumplir tanto nuestro Aviso de Privacidad como los formularios de inscripción de nuestros clubes de ciencia y asesorías académicas.
Dado que nuestra razón de ser es la educación STEAM enfocada en menores de edad, el manejo de la información también está sujeto a la Ley 1098 de 2006, correspondiente al Código de la Infancia y la Adolescencia, la cual opera como la norma suprema para la protección integral de los menores en el país. Específicamente a través de su Artículo 33, que protege el derecho a la intimidad, esta ley nos prohíbe exponer la identidad, imagen o datos de los niños sin autorización, exigiendo inexcusablemente que todo tratamiento realizado responda al interés superior del menor, asegurando que su información se utilice de forma exclusiva para su beneficio educativo, cuidado y seguridad física. Este enfoque es respaldado de manera directa por la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, un fallo trascendental que avaló y explicó la Ley 1581 fijando límites estrictos sobre el manejo de datos de menores de edad. Dicha sentencia aclara que la información de los niños sí puede ser tratada bajo reglas excepcionales, justificando legalmente que Biosphere Kids solicite información médica o de contacto de emergencia bajo el argumento de que este procedimiento es necesario para proteger los derechos fundamentales del niño a la vida, la salud y la educación.
La operatividad y vigilancia de todas estas políticas se alinea con el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual contiene las instrucciones de la entidad gubernamental encargada de vigilar que las empresas cumplan con la protección de datos. Esta directriz obliga a Biosphere Colombia S.A.S. a implementar medidas de seguridad tecnológicas, físicas y administrativas sumamente estrictas para proteger las bases de datos contra cualquier intento de robo, pérdida o acceso no autorizado. De igual forma, esta norma regula lo concerniente al Registro Nacional de Bases de Datos, al cual la empresa deberá reportar en caso de cumplir con los topes de activos estipulados por la ley.
En consecuencia, todas las políticas, procedimientos y normas aquí descritas configuran un ámbito de aplicación de obligatorio y estricto cumplimiento para Biosphere Colombia S.A.S., así como para sus representantes legales, directores, educadores, personal administrativo, contratistas, proveedores y cualquier tercero que obre en nombre de la empresa. Por lo tanto, estas disposiciones se aplican sin excepción a todas las bases de datos, ya sean de naturaleza física o digital, que contengan información personal de estudiantes, padres de familia, tutores legales, usuarios del sitio web de Biosphere Kids y todos nuestros colaboradores.
3. Definiciones Clave.
Para la correcta interpretación de esta política, se adoptan las siguientes definiciones legales:
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. En el contexto de Biosphere Kids, los titulares incluyen a los padres, tutores legales y a los niños, niñas y adolescentes inscritos.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. estado de salud, historial clínico, alergias, biometría).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Biosphere Colombia S.A.S.
Para la correcta y estricta interpretación de esta política de privacidad, así como para garantizar el cumplimiento irrestricto de la normativa colombiana vigente, se adoptan y desarrollan los siguientes conceptos legales fundamentales que regirán el manejo de la información dentro de Biosphere Colombia S.A.S. En primer lugar, es imperativo identificar a los sujetos involucrados en el ecosistema de protección de datos. Se define como Titular a la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; en el contexto específico de Biosphere Kids, esta figura recae y reconoce plenamente tanto a los padres de familia y tutores legales como a los niños, niñas y adolescentes que se inscriben y participan en nuestras actividades de educación STEAM. Frente al titular se encuentra el Responsable del Tratamiento, que es la persona natural o jurídica, en este caso Biosphere Colombia S.A.S., que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y determina las finalidades de uso de la información recolectada. Asimismo, existe la figura del Encargado del Tratamiento, referida a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que sin ser empleado directo de la empresa, realice operaciones de tratamiento de datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de Biosphere Colombia S.A.S., como podría ser el caso de proveedores de servicios de almacenamiento en la nube, plataformas de pago electrónico o sistemas de gestión contable.
En cuanto a la materia prima sobre la cual recae esta política, se entiende por Dato Personal cualquier pieza de información que esté vinculada o que pueda asociarse de manera directa o indirecta a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dentro de este vasto universo de información, la ley clasifica el Dato Público como aquel que no es semiprivado, privado ni sensible, abarcando información como el estado civil de las personas, su profesión o su calidad de comerciante, datos que por su naturaleza pueden ser obtenidos y compartidos sin reserva alguna. En un nivel de protección diametralmente opuesto y de vital importancia para nuestra institución, se encuentra el Dato Sensible, definido legalmente como aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Para las actividades presenciales de Biosphere Kids, esta categoría incluye información médica, historial clínico, cuadros de alergias, requerimientos nutricionales específicos, condiciones físicas o psicológicas, y registros fotográficos o biométricos de los menores. En estrecha relación con lo anterior, la ley establece una categoría de protección constitucional reforzada para los Datos de Niños, Niñas y Adolescentes, cuyo tratamiento está estrictamente prohibido por regla general, a menos que se trate de datos de naturaleza pública o que dicho tratamiento responda y respete inequívocamente el interés superior del menor, asegurando el respeto absoluto de sus derechos fundamentales y contando siempre con la autorización ineludible de sus representantes legales.
Para operar sobre toda esta información, la empresa lleva a cabo acciones que la ley denomina de forma unificada como Tratamiento, un término jurídico que engloba cualquier operación o conjunto de operaciones aplicadas sobre los datos personales. Esto abarca desde su recolección inicial en formularios físicos o plataformas digitales, su almacenamiento seguro en servidores, su uso para la gestión académica y logística de los clubes de ciencias, hasta su circulación interna autorizada o su posterior supresión una vez finalizada la relación contractual o legal. Toda esta información recolectada se organiza en una Base de Datos, la cual constituye el conjunto estructurado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si su soporte físico reside en un archivo documental en nuestras instalaciones o en un registro digital encriptado en nuestros sistemas informáticos. Para que todo este andamiaje operativo sea lícito y válido, se requiere invariablemente de la Autorización, entendida como el consentimiento previo, expreso e informado emitido por el titular mayor de edad o su representante legal para que Biosphere Colombia S.A.S. pueda llevar a cabo cualquier fase del tratamiento de su información. El instrumento primario mediante el cual se informa sobre este proceso es el Aviso de Privacidad, un documento físico, electrónico o generado en cualquier otro formato visible, puesto a disposición del titular al momento de la recolección de datos, con el propósito exclusivo de informarle sobre la existencia de estas políticas, la forma de acceder a su versión completa y las finalidades específicas para las cuales se solicitan sus datos en cada servicio, curso o evento de la empresa.
Finalmente, en el desarrollo operativo, administrativo y publicitario de los servicios educativos, pueden presentarse escenarios donde la información deba movilizarse a través de diferentes actores o plataformas. La normatividad distingue claramente entre la Transferencia, que tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, asume el rol de nuevo responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Por otro lado, la Transmisión se configura cuando se comunican los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, pero con el propósito exclusivo de que un tercero encargado realice un tratamiento específico por cuenta, riesgo y mandato explícito del responsable original. En los casos de transmisión, Biosphere Colombia S.A.S. mantiene en todo momento el control legal, la titularidad y la responsabilidad indelegable sobre la exigencia de las políticas de seguridad y confidencialidad aplicadas a dicha información.
4. Principios Rectores del Tratamiento de la Información.
Para garantizar la protección integral de los derechos de nuestros estudiantes y sus familias, Biosphere Colombia S.A.S. aplicará de manera armónica e integral una serie de principios rectores que orientarán absolutamente todas las operaciones de tratamiento de datos personales dentro de la institución. En primer lugar, nuestras actuaciones se rigen por el principio de legalidad en materia de datos, lo cual significa que el manejo de la información que realizamos es una actividad reglada que debe sujetarse estrictamente a lo establecido en la ley colombiana y en las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. De la mano con este mandato, aplicamos inexcusablemente el principio de finalidad, garantizando que la recolección de información obedece de manera exclusiva a un propósito legítimo, educativo, logístico y de salvaguarda de la integridad física, el cual debe ser informado de manera previa, clara, transparente y detallada al titular o a su representante legal al momento de formalizar la inscripción en cualquiera de nuestros clubes de ciencias o programas de asesorías académicas.
Asimismo, la recopilación de la información dentro de nuestra organización está condicionada estructuralmente al principio de libertad, lo que implica que Biosphere Kids únicamente puede ejercer la recolección, almacenamiento y uso de los datos contando con el consentimiento previo, expreso e informado del padre de familia, madre o tutor legal. De esta manera, queda absolutamente prohibida la obtención, registro o divulgación de datos personales, especialmente los correspondientes a los menores de edad, mediante métodos engañosos, coactivos o sin la debida autorización exigida por el ordenamiento jurídico. Para asegurar que la información operativa y de contacto que manejamos sea verdaderamente útil ante cualquier eventualidad, nos amparamos en el principio de veracidad o calidad, comprometiéndonos como institución a que la información sujeta a tratamiento sea en todo momento veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y plenamente comprensible. Bajo esta directriz, se prohíbe de manera categórica el registro y uso de datos parciales, incompletos, fraccionados o desactualizados que puedan inducir a cualquier tipo de error administrativo, logístico o, de manera crítica, a una negligencia en el manejo de una emergencia médica durante nuestras actividades presenciales.
En aras de mantener una comunicación abierta, ética y confiable con los acudientes, la empresa promueve activa y permanentemente el principio de transparencia, mediante el cual se garantiza a los padres y tutores el derecho a obtener de Biosphere Colombia S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones infundadas, información precisa y completa acerca de la existencia, estado y uso de los datos que les conciernan directamente a ellos o a los niños bajo su responsabilidad. Debido a la naturaleza altamente sensible de nuestra labor educativa y al perfil de nuestros usuarios, aplicamos con máximo rigor el principio de acceso y circulación restringida. Esto determina que el tratamiento de la información se sujeta estrictamente a los límites derivados de la naturaleza privada de los datos; en consecuencia, los historiales médicos, reportes de desempeño académico, alergias o documentos de identificación de los estudiantes no podrán estar disponibles en internet, redes sociales ni en otros medios de divulgación masiva, garantizando que el acceso sea técnicamente controlable y brindando conocimiento exclusivo solo a los acudientes autorizados, al personal médico en caso de urgencia o a las entidades contempladas expresamente por la ley.
Finalmente, para resguardar de manera física y digital la integridad de todo este ecosistema de información, Biosphere Colombia S.A.S. adopta y ejecuta los principios de seguridad y confidencialidad. Por una parte, la información almacenada será manejada implementando todas las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para otorgar seguridad a los registros y plataformas, evitando a toda costa su adulteración, pérdida, consulta, uso, extracción o acceso no autorizado y fraudulento. Por otra parte, garantizamos contractualmente que todas las personas, incluyendo educadores STEAM, coordinadores logísticos, asesores y personal administrativo que intervengan en el manejo de datos de los estudiantes o sus familias, se encuentran obligados legalmente a garantizar la reserva y protección total de la información. Esta obligación de confidencialidad se mantiene inalterable incluso después de finalizada su relación contractual o laboral con la empresa, estipulando que el equipo solo podrá realizar la comunicación de estos datos cuando ello corresponda estrictamente al desarrollo de las actividades académicas o de socorro expresamente autorizadas por los acudientes.
5. Datos Recopilados y Tratamiento Especial de Datos de Menores y Datos Sensibles.
En el desarrollo de su objeto social y para la correcta ejecución de sus programas de educación STEAM, Biosphere Colombia S.A.S. recolecta información específica tanto de los adultos responsables como de los menores participantes, aplicando para cada grupo estándares de protección diferenciados. Respecto a los padres de familia, madres o tutores legales, la empresa solicita y almacena datos de identificación y contacto de naturaleza pública, semiprivada y privada, tales como nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, correo electrónico y números telefónicos de contacto. Esta recolección inicial tiene como propósito exclusivo garantizar el establecimiento de un canal de comunicación directo, formal y permanente, el cual resulta esencial para la formalización del proceso de matrícula, la gestión administrativa de pagos y facturación, y la notificación inmediata ante cualquier novedad logística, reporte de desempeño o situación de emergencia que involucre a los estudiantes durante el desarrollo presencial de los clubes de ciencia y las asesorías académicas.
Dada la esencia de nuestra labor educativa, la institución ineludiblemente debe recolectar y tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, un procedimiento de altísima responsabilidad que se ejecuta bajo los más rigurosos estándares de protección constitucional y en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Aunque el tratamiento de la información de los menores está proscrito como regla general en el ordenamiento jurídico, en Biosphere Kids se encuentra excepcionalmente fundamentado y autorizado, dado que nuestro proceder responde de forma absoluta e inequívoca al interés superior del menor y asegura en todo momento el respeto a sus derechos fundamentales. La recopilación de información básica del menor, que abarca sus nombres completos, edad, fecha de nacimiento y nivel de escolaridad, se orienta de manera exclusiva a la estructuración de grupos de trabajo adecuados y a la adaptación metodológica de los contenidos pedagógicos según su etapa de desarrollo cognitivo. Para materializar cualquier recolección o uso de este tipo, la empresa exige como requisito fundamental e insubsanable la obtención de la autorización previa, expresa, informada y documentada por parte del padre, madre o representante legal del menor, a quien se le garantiza el derecho a conocer y controlar el uso de dicha información.
Para salvaguardar de manera efectiva la vida y la integridad física de los estudiantes durante la ejecución de proyectos de ingeniería, experimentos científicos y actividades lúdicas, Biosphere Colombia S.A.S. requiere ineludiblemente recolectar información clasificada legalmente como datos sensibles. Esta categoría crítica incluye la solicitud de un historial médico básico, la declaración de condiciones de salud preexistentes, el reporte detallado de alergias alimentarias, a medicamentos o ambientales, las restricciones físicas, los requerimientos nutricionales específicos, el tipo de sangre y el registro de afiliación activa al sistema de seguridad social en salud o pólizas de atención médica. Al tratarse de datos de naturaleza sensible, Biosphere Kids informa explícitamente a los representantes legales que la entrega de esta información, responder a las preguntas sobre la misma y otorgar la autorización para su tratamiento es un acto de carácter enteramente facultativo y voluntario. Sin embargo, la empresa advierte con total transparencia que la negativa por parte del acudiente a proporcionar los datos médicos y de emergencia esenciales imposibilitará la inscripción y participación del menor en las actividades presenciales, toda vez que la institución se vería materialmente impedida para implementar los protocolos de atención primaria, prevención de riesgos y manejo de emergencias necesarios para preservar el bienestar integral del estudiante.
Finalmente, dentro de esta misma categoría de protección especial y datos sensibles, la empresa contempla el tratamiento de las características físicas, la imagen y la voz de los menores mediante la captación de fotografías o grabaciones en video durante el desarrollo de las clases. Este registro audiovisual y biométrico tiene una finalidad puramente evidencial, de registro del progreso académico o de promoción institucional en los canales oficiales de la empresa. No obstante, el tratamiento de estos registros visuales está sujeto a una restricción absoluta y solo podrá llevarse a cabo si existe una autorización específica, expresa y separada mediante la cual el acudiente otorgue la respectiva cesión de derechos de uso de imagen, garantizando que en ningún caso el material audiovisual será comercializado a terceros o utilizado en contextos que vulneren la dignidad, la moral o el buen nombre de los niños, niñas y adolescentes.
6. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales suministrados a Biosphere Colombia S.A.S. se ejecuta con propósitos estrictamente delimitados, legítimos y directamente vinculados con el desarrollo de nuestro objeto social, enfocado en la prestación de servicios educativos, asesorías académicas y clubes de ciencia bajo la metodología STEAM. En el ámbito administrativo y operativo, la información de los padres, tutores y estudiantes se utiliza para la formalización del proceso de inscripción y matrícula, la creación y actualización de los registros académicos, la gestión de cobros, la emisión de facturación electrónica y el estricto cumplimiento de todas las obligaciones tributarias, contables y legales exigidas por el Estado colombiano. Desde una perspectiva pedagógica, los datos básicos de los menores, como su edad y nivel de escolaridad, cumplen la finalidad esencial de permitir a nuestros educadores la estructuración de grupos de trabajo homogéneos, facilitando la adaptación de los contenidos, los materiales de laboratorio y los retos de ingeniería a las etapas específicas de desarrollo cognitivo de cada estudiante, garantizando así una experiencia de aprendizaje segura, efectiva y profundamente enriquecedora.
En lo que respecta a la información clasificada como datos sensibles, particularmente el historial médico, las restricciones alimentarias, las alergias y los contactos de emergencia, su recolección obedece a una finalidad única, suprema y no negociable: la protección integral de la vida y la salud física de los niños, niñas y adolescentes durante su permanencia en nuestras instalaciones. Estos datos permiten a la institución implementar protocolos de prevención de riesgos, adaptar los entornos de trabajo para evitar la exposición a alérgenos durante los experimentos científicos y establecer una línea de comunicación inmediata y efectiva con los acudientes frente a cualquier eventualidad, altercado o accidente. De manera crítica, esta información faculta al personal de Biosphere Kids para suministrar datos precisos, vitales y oportunos a los profesionales de la salud, equipos de paramédicos o instituciones hospitalarias en caso de que se presente una emergencia médica que requiera atención especializada urgente, priorizando en todo momento el bienestar absoluto del menor de edad por encima de cualquier otra consideración.
Adicionalmente, los datos de contacto proporcionados por los representantes legales cumplen la finalidad de mantener un canal de comunicación institucional transparente, continuo y bidireccional. Este canal se emplea para el envío de notificaciones logísticas, reportes sobre el desempeño y comportamiento de los estudiantes, avisos sobre cambios en la programación y respuestas a requerimientos o inquietudes planteadas por las familias. Siempre y cuando se cuente con la autorización previa y explícita para fines comerciales, la empresa podrá utilizar los correos electrónicos y números de teléfono para el envío de información publicitaria, boletines informativos, invitaciones a nuevos clubes vacacionales, programas sabatinos o eventos especiales organizados por la marca, garantizando invariablemente el derecho del titular a solicitar la exclusión de estas bases de datos promocionales en el momento que lo desee. Finalmente, en relación con los datos biométricos captados a través de fotografías o grabaciones de video durante el desarrollo de los proyectos científicos, su finalidad se restringe de manera exclusiva a la documentación del proceso pedagógico para los archivos internos de la empresa y, previa firma del consentimiento de cesión de derechos de imagen, a la difusión institucional, promoción y publicidad de los servicios de la compañía a través de su página web oficial y sus plataformas de redes sociales, respetando escrupulosamente el buen nombre y la dignidad de los menores involucrados.
7. Derechos de los Titulares (Padres, Tutores y Menores) de la Información.
En plena concordancia con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y reconociendo la titularidad irrenunciable que las familias tienen sobre su información, Biosphere Colombia S.A.S. garantiza a los padres, madres, tutores legales y a los menores de edad, quienes ejercen sus prerrogativas exclusivamente a través de sus representantes, un conjunto de derechos legales inalienables. En primer lugar, los titulares ostentan el derecho fundamental a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa en cualquier momento. Este derecho se podrá ejercer de manera particular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error en el registro administrativo, o frente a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Esta facultad resulta de vital importancia y es promovida activamente en el contexto de nuestra institución, toda vez que permite a los acudientes mantener estrictamente actualizados los historiales médicos, los esquemas de alergias y los números de teléfono de emergencia, lo cual resulta imprescindible para garantizar la seguridad operativa y la atención oportuna durante el desarrollo de los clubes de ciencia y las asesorías académicas.
De igual manera, el ordenamiento jurídico otorga a los titulares el derecho incondicional a solicitar prueba de la autorización original otorgada a Biosphere Colombia S.A.S. para el tratamiento de su información y la de sus hijos, garantizando la trazabilidad y la transparencia en el origen de nuestras bases de datos. Asimismo, los padres y representantes legales están plenamente facultados para exigir y ser informados por la empresa, previa solicitud formal, respecto del uso exacto, la circulación y la destinación específica que se le ha dado a sus datos personales desde el momento de su recolección. En caso de que se presente alguna inconformidad estructural con el manejo de la información o se perciba una vulneración a la intimidad, el titular tiene el derecho de elevar el caso y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas formales por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos, advirtiendo que este paso procedimental debe darse preferiblemente una vez se haya agotado el trámite interno de consulta o reclamo directo ante los canales de atención de nuestra compañía.
Por otra parte, se garantiza de forma irrestricta el derecho a revocar la autorización previamente otorgada y a solicitar la supresión inmediata y definitiva del dato personal en todas nuestras bases de datos y archivos físicos. Este proceso de eliminación o revocación procederá de manera inmediata cuando en el tratamiento se determine que no se han respetado los principios, derechos y garantías constitucionales, o de forma voluntaria cuando el titular decida libremente no continuar recibiendo información promocional ni figurar en nuestros registros de contacto. Sin embargo, es jurídicamente imperativo aclarar que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán de manera automática, y por ende la empresa conservará lícitamente los datos, cuando el titular o el menor de edad tengan un deber legal o contractual vigente de permanecer en la base de datos de Biosphere Kids. Esta retención forzosa de la información ocurre, por ejemplo, mientras se encuentre en ejecución la prestación de un servicio educativo ya pagado o inscrito, o cuando la preservación del historial de facturación, los soportes de pago y los contratos de prestación de servicios sean exigidos durante los plazos de ley por las autoridades tributarias, fiscales y contables del Estado colombiano. Finalmente, la empresa garantiza el derecho de los titulares a acceder en forma totalmente gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, asegurando mediante este mecanismo que el ejercicio constitucional del Hábeas Data no represente en ningún caso un obstáculo administrativo ni una carga económica para las familias vinculadas a nuestros programas.
8. Área Responsable y Procedimiento para Consultas y Reclamos (PQRS).
Para garantizar el ejercicio efectivo y material de los derechos constitucionales que asisten a nuestras familias, Biosphere Colombia S.A.S. ha designado a su área administrativa y de servicio al cliente como la dependencia responsable y encargada de la recepción, atención y trámite de todas las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales. Con el objetivo de asegurar una gestión centralizada, ágil y debidamente documentada, la empresa ha establecido como canal único y oficial de comunicación digital el correo electrónico biosphere.colombia@gmail.com, operando de manera complementaria con la recepción física de documentos en nuestra sede principal ubicada en la Carrera 15 No. 85-76 de la ciudad de Bogotá D.C. A través de estos canales autorizados, los padres de familia, madres, tutores legales, o sus apoderados debidamente acreditados, podrán hacer efectivos de forma totalmente gratuita sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información de sus hijos o la propia, así como a tramitar la revocatoria de la autorización previamente otorgada.
En cuanto al procedimiento específico para la radicación de consultas, definidas como aquellas solicitudes mediante las cuales el titular busca conocer la información personal que reposa en nuestros sistemas, verificar los historiales médicos registrados o solicitar prueba de la autorización original, el requerimiento deberá ser enviado a los canales oficiales detallando de forma clara la identidad del solicitante y la información específica que desea consultar. Una vez radicada la solicitud, Biosphere Colombia S.A.S. asume la obligación legal de atenderla en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En el evento en que la complejidad de la consulta, la necesidad de rastrear archivos físicos antiguos o el volumen de la información impida a la institución emitir una respuesta de fondo dentro de este término inicial, la empresa se comunicará formalmente con el solicitante antes del vencimiento de dicho plazo, informándole de manera transparente los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su requerimiento. Esta prórroga legal, amparada por la normatividad vigente, en ningún escenario podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo, garantizando de este modo un flujo de información expedito y respetuoso con los tiempos de los acudientes.
Por otro lado, cuando el titular considere que la información contenida en las bases de datos de Biosphere Kids debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta de manera objetiva el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios de protección y confidencialidad contenidos en la Ley 1581 de 2012, el procedimiento a seguir será la presentación de un reclamo formal. Este reclamo deberá formularse mediante una solicitud escrita dirigida a la empresa que contenga como mínimo la identificación clara del titular y del menor de edad implicado, la descripción cronológica y detallada de los hechos que dan lugar a la queja, la dirección de notificación física o electrónica y los documentos que se quieran hacer valer como prueba de la vulneración o del cambio requerido. Si el personal administrativo encargado detecta que el reclamo resulta incompleto o carece de los soportes mínimos para proceder, requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a su recepción para que subsane las fallas documentales; si transcurren dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información faltante, se entenderá jurídicamente que ha desistido de su reclamo y se procederá al archivo del caso.
Una vez recibido el reclamo de forma completa y con todos sus soportes, la empresa incluirá de inmediato en su base de datos electrónica o registro físico una leyenda que indique "reclamo en trámite" junto con el motivo del mismo, procediendo a llevar a cabo las investigaciones o correcciones internas necesarias para emitir una respuesta de fondo en un término legal que no podrá superar los quince días hábiles. Al igual que ocurre en el procedimiento de las consultas, si existieren factores logísticos o técnicos excepcionales que impidan a la empresa resolver el reclamo dentro de este periodo de quince días, Biosphere Kids informará por escrito al interesado los motivos del retraso y fijará la fecha en que se le brindará la respuesta definitiva. Esta extensión del plazo, otorgada por la ley para garantizar decisiones de fondo y no de forma, no podrá exceder en ningún caso de ocho días hábiles adicionales, asegurando con todo este andamiaje procedimental una defensa técnica, seria, comprobable y sumamente rigurosa de los derechos a la intimidad y la privacidad de nuestras familias.
9. Seguridad de la Información y Medidas de Protección de datos.
En estricto cumplimiento del principio de seguridad consagrado en la normativa colombiana de protección de datos, Biosphere Colombia S.A.S. ha adoptado e implementado una serie de medidas técnicas, humanas, tecnológicas y administrativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal de nuestros estudiantes y sus familias. Comprendiendo la criticidad y el carácter altamente sensible de los datos médicos, registros de alergias, requerimientos nutricionales e historiales de los menores de edad bajo nuestro cuidado, la empresa se compromete de manera indeclinable a proporcionar y mantener las barreras de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso, extracción, filtración o acceso no autorizado a cualquiera de nuestras bases de datos. En el entorno digital, la información recopilada a través de nuestros canales oficiales, formularios web o plataformas de inscripción se almacena en servidores y sistemas de gestión que cuentan con protocolos de acceso restringido, mecanismos de autenticación segura y políticas de contraseñas de uso exclusivo para el personal administrativo y directivo debidamente autorizado. Todo el tráfico de información sensible a través del sitio web de Biosphere Kids se protege mediante protocolos informáticos estandarizados, asegurando que los datos de contacto y la información médica proporcionada por los padres cuenten con medidas de cifrado que protejan la privacidad del núcleo familiar frente a posibles interceptaciones de terceros en el entorno digital.
Por otra parte, reconociendo que la operatividad de los clubes de ciencia y las actividades de aprendizaje STEAM exige en múltiples ocasiones el manejo de información en formato físico, tales como las listas de asistencia, los formatos impresos de contactos de emergencia o las fichas médicas utilizadas preventivamente por los educadores durante los laboratorios y retos de ingeniería, Biosphere Colombia S.A.S. aplica controles físicos sumamente rigurosos. Estos documentos impresos son custodiados en archivos restringidos dentro de las instalaciones de la empresa y son facilitados al personal docente única y exclusivamente durante el desarrollo de la jornada académica correspondiente, existiendo la directriz perentoria e innegociable de devolver dichos registros al área administrativa al finalizar la actividad para su correcta salvaguarda o destrucción segura. Bajo este esquema operativo, se prohíbe terminantemente a los instructores y asesores retener información, realizar copias no autorizadas o almacenar registros fotográficos de los documentos médicos o de identidad de los menores en sus dispositivos personales. Complementariamente a las barreras tecnológicas y físicas, la seguridad de la información en nuestra institución reposa sobre un robusto componente humano, materializado en la suscripción de estrictos acuerdos y cláusulas de confidencialidad con todos nuestros empleados, contratistas, proveedores y educadores. Mediante estos instrumentos legales, toda persona vinculada a la empresa asume la obligación irrenunciable de guardar absoluta reserva sobre los datos personales a los que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones pedagógicas o administrativas, una responsabilidad jurídica y ética que persiste con plena vigencia incluso después de haber finalizado su relación contractual o laboral con nosotros.
Finalmente, como parte integral de su política estructural de seguridad, la institución ha contemplado un protocolo de notificación y respuesta ante posibles incidentes que puedan llegar a comprometer la integridad de las bases de datos corporativas. En el evento imprevisto de que se presente una vulneración a los sistemas de información, una alteración de los registros digitales o un acceso no autorizado que ponga en riesgo la privacidad de las familias o de los menores, Biosphere Colombia S.A.S. asume la obligación legal de notificar de manera diligente a la Superintendencia de Industria y Comercio mediante los canales oficiales dispuestos para el reporte de incidentes de seguridad. De manera simultánea, paralela y en cumplimiento del principio de transparencia con nuestra comunidad educativa, la empresa procederá a informar de forma oportuna a los padres de familia o tutores legales afectados acerca de la naturaleza de la brecha de seguridad, los datos específicos que pudieron verse comprometidos y las medidas correctivas de contingencia que la compañía ha desplegado de manera inmediata para neutralizar la vulnerabilidad, mitigar cualquier riesgo potencial y robustecer los protocolos internos para evitar la repetición de este tipo de escenarios.
10. Transmisión y Transferencia de Datos a Terceros.
Como premisa fundamental y en aras de salvaguardar el derecho a la intimidad de las familias vinculadas a nuestra institución, Biosphere Colombia S.A.S. declara de manera categórica que no comercializa, vende, arrienda ni intercambia con fines lucrativos las bases de datos corporativas, la información de contacto de los acudientes ni mucho menos los historiales médicos o datos sensibles de los niños, niñas y adolescentes. Sin embargo, para garantizar el correcto desarrollo del objeto social, la operatividad técnica de las plataformas digitales y la prestación integral de los servicios de educación STEAM, la empresa requiere inevitablemente compartir cierta información bajo las figuras legales de la transmisión y la transferencia de datos. En el ámbito operativo continuo, la compañía ejecuta procesos de transmisión de información, los cuales ocurren cuando compartimos los datos personales con terceros que actúan exclusivamente en calidad de encargados del tratamiento, operando bajo nuestras estrictas directrices e instrucciones documentadas. Este escenario se materializa de manera práctica en nuestra relación con proveedores tecnológicos que nos suministran servicios esenciales de alojamiento en servidores de la nube, plataformas de gestión de bases de datos y arquitecturas digitales para nuestras aplicaciones o sitios web, pasarelas de pago electrónico para el procesamiento seguro de las matrículas, y sistemas externos de software contable o de facturación.
Para blindar jurídicamente estas operaciones de transmisión, Biosphere Colombia S.A.S. suscribe previamente contratos formales o acuerdos de estricta confidencialidad con dichos proveedores, imponiéndoles la obligación legal y contractual de aplicar los mismos o superiores estándares de seguridad informática y administrativa que rigen dentro de nuestra institución. Estos terceros encargados tienen absolutamente prohibido utilizar la información para finalidades distintas a las encomendadas por nuestra empresa, no pueden compartirla ni comercializarla de manera independiente, y están obligados a eliminarla o devolverla de manera segura una vez finalice la prestación de su servicio técnico. Adicionalmente, en los casos donde la infraestructura tecnológica de estos proveedores requiera el alojamiento de la información en servidores ubicados fuera del territorio colombiano, la empresa garantizará que dicha transmisión internacional se realice únicamente hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a los estándares técnicos y legales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. De este modo, aunque la información transite a través de canales digitales, plataformas de terceros o herramientas de programación externas, Biosphere Kids conserva en todo momento y de manera indelegable su calidad de único responsable legal frente a los titulares de la información, respondiendo por el buen manejo de los registros.
Por otra parte, la figura de la transferencia de datos, la cual implica la entrega de la información a un tercero para que este asuma un rol autónomo e independiente como nuevo responsable del tratamiento, es una práctica que Biosphere Colombia S.A.S. restringe de manera excepcional y rigurosa. La empresa se compromete a no realizar transferencias de datos personales hacia otras entidades privadas, agencias de publicidad externas, bases de datos comerciales o terceras empresas sin haber obtenido de manera previa, expresa e inequívoca la autorización específica del titular o su representante legal para dicho fin. No obstante la rigurosidad de esta regla general, el ordenamiento jurídico colombiano establece excepciones taxativas mediante las cuales la empresa se encuentra legitimada y legalmente obligada a transferir la información sin necesidad de contar con el consentimiento previo de los padres de familia. Esta entrega obligatoria de información operará única y exclusivamente cuando exista un requerimiento formal, justificado y escrito por parte de entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones constitucionales, tales como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para temas de control y auditoría fiscal, la Superintendencia de Industria y Comercio en su labor de vigilancia corporativa, o las autoridades competentes en materia de protección infantil e investigación judicial.
De igual forma, y en total coherencia con el principio irrenunciable de salvaguardar el interés superior del menor desarrollado a lo largo de esta política, la empresa se reserva el derecho y el deber moral y legal de transferir de manera inmediata, prioritaria y sin autorizaciones previas los datos médicos, registros de alergias y números telefónicos de emergencia a los centros hospitalarios, cuerpos de paramédicos, médicos especialistas o autoridades de rescate competentes, en situaciones de urgencia vital, accidentes u otras emergencias médicas donde la entrega oportuna y precisa de dicha información resulte indispensable para preservar la vida, garantizar la salud y proteger la integridad física de nuestros estudiantes durante el desarrollo de sus actividades educativas.